Verwaltungskosten für Eigentum wie Mehrfamilienhäuser: Darauf sollten Sie achten

Mit unseren Ratge­ber­texten geben wir Ihnen einen Über­blick über die wich­tigsten Themen der Immo­bi­li­en­branche. Aufgrund sich verän­dernder Geset­zes­lagen und aktua­li­sierter Rechts­texte können einzelne Angaben abwei­chen. Mit unserem Über­blick erhalten Sie einen ersten Eindruck, wodurch eine sach­ge­mäße Bera­tung bei Fach­ex­perten für Rechts- oder Finanz­fragen nicht ersetzt wird. Wenn Sie einen zukünf­tigen Verkauf planen, stehen wir Ihnen gern mit unserem umfang­rei­chen Service­ka­talog zur Verfü­gung und nehmen eine profes­sio­nelle Immo­bi­li­en­be­wer­tung in Schleswig-Holstein und Hamburg vor.

Grund­sätz­lich ist der Betrieb einer Immo­bilie mit zahl­rei­chen Kosten verbunden, die der Eigen­tümer berück­sich­tigen muss. Hierzu zählen Grund­steuer, Heiz‑, Wasser‑, Strom­kosten oder auch die Kosten für den saiso­nalen Winter­dienst. Weiterhin müssen Wartungs­ar­beiten an Heizungen, Müll­ab­fuhr, Garten­pflege, Haus­meis­ter­dienste oder die Reini­gung des Trep­pen­hauses einkal­ku­liert werden.

Diese Kosten müssen in erster Linie vom Eigen­tümer begli­chen werden. Durch regel­mä­ßige Abrech­nungen, die jähr­lich oder monat­lich erfolgen, werden die entstan­denen Kosten auf die einzelnen Miet­par­teien umge­legt. Die Beträge fließen als Neben­kosten in die Miet­höhe ein und werden von den Mietern getragen. Je nach Verbrauch – vorrangig bei Strom, Wasser oder Wärme – können die Beträge ange­passt werden. Reine Verwal­tungs­kosten dürfen jedoch nicht auf den Mieter entfallen. 

Im Gegen­satz zu den Betriebs­kosten, die sich effektiv auf das Wohnen und Leben des Mieters in der Immo­bilie auswirken, trägt der Eigen­tümer die reinen Verwal­tungs­kosten zu 100 %. Im Miet­ver­trag sind Klau­seln, die eine Einbin­dung der Kosten in die Neben­kosten regeln, unzu­lässig und verboten.

Alle Aufgaben, die eine Haus­ver­wal­tung nach Beauf­tra­gung durch den Eigen­tümer durch­führt, zählen zu den Verwal­tungs­kosten. Diese umfassen in der Regel:

• Kosten für Nebenkostenabrechnung
• Korre­spon­denz mit Mietern
• Beauf­tra­gung von Dienstleistern
• Miet­kau­ti­ons­ver­wal­tung
• Prüfung & Opti­mie­rung von Miet- und Dienstleistungsverträgen
• Mahn­wesen
• Abwick­lung und Kontrolle des Zahlverkehrs
• Miet­ver­wal­tung und ‑betreuung

Eigen­tümer sollten bei der Suche nach einem passenden Verwalter auf den Umfang der Verwal­tungs­auf­gaben achten. Welche Leis­tungen werden ange­boten? Welche Aufgaben sind im fest­ge­legten Betrag inklu­sive? Wo können Extra­kosten versteckt sein? Bei der Verwal­tung mehrerer Wohn­ein­heiten legen Eigen­tümer und Verwalter einen Fixpreis pro Verwal­tungs­ob­jekt und Monat fest, der sich je nach Bundes­land und Lage zwischen 250 Euro und 300 Euro bewegen kann. Hier gilt es, verschie­dene Ange­bote zu prüfen, um den passenden Mittelweg zu finden.

Natür­lich können Eigen­tümer diese Kosten redu­zieren, indem die Verwal­tung selbst über­nommen wird. Im Gegenzug müssen sie mehr Zeit inves­tieren und für die Objekt­be­treuung, orga­ni­sa­to­ri­sche Aufgaben oder plötz­liche Notfälle (akute Schäden am und im Haus) rund um die Uhr zur Verfü­gung stehen. Zwei bis drei Einheiten im Selbst­ma­nage­ment zu pflegen, ist noch realis­tisch. Eine externe Verwal­tung kann jedoch schon durch bestehende Kontakte zu Hand­wer­kern oder Dienst­leis­tern vor Ort viel Arbeit abnehmen und schneller reagieren. Zudem sind Eigen­tümer nicht zwangs­läufig in der glei­chen Stadt ansässig, in dem sich die zu verwal­tenden Objekte befinden, was die Fern­ver­wal­tung erschwert. Teil­weise lassen sich Verwal­tungen auch darauf ein, Einzel­auf­gaben wie die Neben­kos­ten­ab­rech­nungen oder nur die Korre­spon­denz mit Mietern und das Beauf­tragen von Dienst­leis­tern zu über­nehmen. So ließen sich für den Eigen­tümer Kosten einsparen.

Wie erwähnt, fallen in den Rahmen der Verwal­tungs­kosten ledig­lich die Ausgaben, die mit der Beauf­tra­gung der Verwal­tung ausge­löst werden. Zwar sorgt die Haus­ver­wal­tung dafür, dass die Immo­bilie funk­ti­ons­tüchtig bleibt, aber mit den Instand­hal­tungs­kosten hat dieser Aspekt nichts zu tun.

Repa­ra­turen, Wartungs- oder Maler­ar­beiten sowie Dach- und Fassa­den­sa­nie­rungen sind jedoch klas­si­sche Instand­hal­tungs­kosten. Sie sind notwendig, um die Immo­bilie zu pflegen und zu schützen. Da es sich hierbei um Sonder­maß­nahmen handelt, die vom Eigen­tümer frei­ge­geben und von der Verwal­tung beauf­tragt werden, können Instand­hal­tungs­kosten auch auf den Mieter umge­legt werden. Dies liegt jedoch in der Entschei­dung des Eigen­tü­mers. Teil­weise lassen sich auch Miet­erhö­hungen aufgrund von notwen­digen Sanie­rungs­ar­beiten durch­setzen. So bekommt der Eigen­tümer fort­lau­fend einen Teil der Instand­hal­tungs­kosten wieder. 

Wer als Eigen­tümer eine einzelne Immo­bilie sein Eigen nennt, sollte die anfal­lenden Kosten einer Haus­ver­wal­tung den Miet­ein­nahmen sorg­fältig gegen­über­stellen. Mehrere Objekte in die Hände einer Haus­ver­wal­tung zu geben, spart dagegen viel Zeit und kann in Summe zu redu­zierten Verwal­tungs­ge­bühren führen. Unsere Experten beraten Sie in einem unver­bind­li­chen Erst­ge­spräch zu Ansprech­part­nern und Dienst­leis­tern in Ihrer Nähe.